Tugas Akhir (TA) merupakan salah satu syarat utama untuk menyelesaikan studi di Program Studi Bahasa Asing Terapan Sekolah Vokasi UNDIP. Sebelum dapat mengikuti ujian Tugas Akhir, mahasiswa wajib melalui serangkaian proses administrasi dan akademik sesuai ketentuan yang berlaku. Berikut adalah tahapan ujian Tugas Akhir bagi mahasiswa:
A. Memenuhi Persyaratan Akademik
Sebelum mendaftar ujian, mahasiswa harus memastikan bahwa semua syarat akademik telah terpenuhi, di antaranya:
- Mahasiswa input Judul dan Referensi tugas akhir di SIAP lalu konfirmasi ke admin untuk diinputkan nama dosen pembimbing.
- Mahasiswa menyelesaikan aktivitas bimbingan di SIAP dan Dosen Pembimbing sudah melayakkan Ujian Tugas Akhir.
- Mahasiswa melakukan verifikasi syarat ujian di SIAP
- Mahasiswa mengunggah sertifikat TOEFL/VELT di akun SSO bagian menu ‘Data Mahasiswa’
B. Melengkapi Dokumen Pendaftaran
Mahasiswa wajib menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pendaftaran ujian Tugas Akhir, seperti:
Mahasiswa mengajukan pelaksanaan Ujian Tugas Akhir dengan mengisi form melalui tautan berikut atau scan barcode 
yang terdiri dari:
-
- Hasil Turnitin (maksimal 30%);
- Lembar bimbingan Tugas Akhir;
- Produk Tugas Akhir;
- Artikel Publikasi atau Sertifikat HKI (Apabila belum mendapatkan Sertifikat namun sudah mengajukan HKI maka dapat mengunggah Surat Tanda Terima Penerimaan HKI);
- Draft Tugas Akhir (BAB I-V sesuai Panduan Penulisan di SINI);
- Cover Tugas Akhir dan Halaman Persetujuan;
- Transkrip Nilai Lengkap dan Terbaik yang sudah ditandatangani Dosen Wali;
- KHS Terakhir yang sudah ditandatangani Dosen Wali;
- IRS [sudah input Tugas Akhir dan sudah ditandatangani Dosen Wali];
- Bukti terakhir bayar UKT;
- KTM;
- Sertifikat Uji Kompetensi (BNSP);
- Sertifikat TOEFL ITP (min. score 500) atau English score British Council (min. score 357) dan VELT (min. score 99 atau setara 500) [konsentrasi Inggris]
- Sertifikat TOEFL VELT (min. score 75 atau setara 400) dan Sertifikat JLPT (min. score N4) NAT Test atau J-Test (setara min. N4) [konsentrasi Jepang]
C. Pendaftaran ke Bagian Akademik/Program Studi
Mahasiswa melakukan konfirmasi bahwa sudah mengisi form ke admin prodi melalui WhatsApp. Mahasiswa mengumpulkan 3 rangkap Draft Tugas Akhir jilid soft cover warna biru Undip dan 3 produk Tugas Akhir (jika ada) ke admin. Admin Prodi akan memverifikasi kelengkapan dokumen dan memastikan semua persyaratan telah dipenuhi.
D. Penetapan Jadwal dan Penguji
Setelah berkas diterima dan selesai verifikasi, program studi akan menetapkan tanggal dan waktu ujian, tempat pelaksanaan ujian, tim penguji yang terdiri dari dosen pembimbing dan 2 dosen penguji yang akan diinformasikan melalui WhatsApp.
Mahasiswa diharapkan mempersiapkan diri dengan baik, termasuk menyiapkan PPT yang berbahasa asing (Jepang/ Inggris sesuai dengan peminatan yang dipilih) serta presentasi menggunakan bahasa asing (sesuai dengan peminatan). Mahasiswa mengisi dan membawa daftar hadir yang dapat diunduh melalui DAFTAR HADIR TA BASING.docx (file dapat diunduh lalu edit manual tanpa perlu kirim permintaan akses edit). Mahasiswa diharuskan berpakaian rapi putih lengan panjang, celana panjang/ rok hitam, sepatu hitam, kerudung hitam polos (jika berkerudung).
E. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir
Mahasiswa diharapkan konfirmasi atau mengingatkan ke masing-masing dosen terkait jadwal ujian apabila ada atau tidaknya perubahan jadwal. Pada hari ujian, mahasiswa akan mempresentasikan hasil penelitian di hadapan tim penguji. Sesi ujian biasanya mencakup presentasi hasil penelitian (10–15 menit) dan sesi tanya jawab dan diskusi menggunakan bahasa asing (sesuai dengan peminatan).
F. Revisi dan Pengumpulan Naskah Akhir
Jika terdapat catatan revisi, mahasiswa wajib memperbaikinya sesuai arahan penguji. Mahasiswa yang tidak menyerahkan revisi dalam waktu 1 bulan sejak pelaksanaan ujian Tugas Akhir, wajib mengikuti ujian ulang. Setelah hasil revisi disetujui oleh semua dosen penguji dan pembimbing, lolos deteksi anti-plagiarisme, dan sudah DINYATAKAN LULUS DI SIAP maka mahasiswa dapat meminta tanda tangan Dosen Penguji, Pembimbing, dan Ka.Prodi pada Lembar Pengesahan. Jika Laporan Tugas Akhir dan Produk Tugas Akhir sudah selesai direvisi maka mahasiswa wajib mengumpulkan dokumen final pada Form Pengumpulan berikut atau scan barcode: 
G. Penyelesaian Administrasi Akhir
Tahap akhir meliputi:
- Setelah mahasiswa DINYATAKAN LULUS DI SIAP maka wajib mengumpulkan BERITA ACARA KELULUSAN (file dapat diunduh lalu edit manual tanpa perlu kirim permintaan akses edit) ke admin prodi yang telah ditandatangani oleh Ketua Penguji dan Ketua Program Studi dan bertuliskan tanggal lulus sesuai dengan yang tertera di SIAP. Apabila mahasiswa tidak mengumpulkan Berita Acara Kelulusan ke Admin Prodi (Mas Bowo) maka verifikasi kelulusan di SIAP tidak dapat diproses. Mahasiswa juga dihimbau untuk mengumpulkan Daftar Hadir dan Kartu Bimbingan ke Admin Prodi (Mba Jihan)
- Mahasiswa menunggu informasi terkait undangan grup WhatsApp untuk mendapatkan SKL. Proses keluarnya SKL bertahap dan pasti akan dikirimkan jika sudah selesai proses verifikasi oleh Fakultas sehingga mahasiswa diharapkan menunggu dengan tabah dan tawakal 🙂
- Setelah mendapatkan SKL, mahasiswa dapat mendaftar wisuda di SIAP dan mengambil map berkas wisuda di Akademik SV Tembalang.
Dengan mengikuti seluruh tahapan pendaftaran ujian Tugas Akhir secara tertib, mahasiswa dapat menjalani proses ujian dengan lancar dan memperoleh hasil terbaik. Disarankan untuk selalu berkoordinasi dengan dosen pembimbing dan bagian akademik agar tidak terjadi kendala administrasi maupun teknis.